С 2019 года ФНС ввела две разные формы, по которым составляют справки о доходах и суммах налога на доходы физлиц. Как правильно оформить и выдать документ?
Новые формы и порядок предоставления сведений в инспекции утвердил приказ ФНС № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018 года. Порядок оформления справки, которую нужно выдать по заявлению работника, в приказе не зафиксирован. Компенсируем недостаток информации на основании статей ТК и НК.
Когда выдается новая справка
Новую форму справки о доходах для работников компании выдают работникам по их личному заявлению за 2018 и последующие годы. Сведения о доходах за предыдущие налоговые периоды компания предоставляет работнику по прежней форме, утвержденной приказом ФНС № ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015 года.
Справку о доходах налоговый агент выдает по заявлению физлица. Заявление пишут в свободной форме. В нем нужно указать, какие именно сведения нужны, указать дату обращения и поставить подпись.
Работник может отправить заявление в электронной форме или договориться устно. Но тогда он не сможет подтвердить дату подачи заявления, если работодатель выдаст документ несвоевременно.
В случаях, предусмотренных пунктом 5 статьи 226 НК, компания выдает физлицу форму 2-НДФЛ — такую же, какую предоставляет в налоговую. Речь идет о случаях, когда компания уведомляет физлицо о невозможности удержать НДФЛ и сумме задолженности.
В какой срок нужно выдать справку
Согласно статье 62 ТК, работодатель обязан выдать справку в течение трех рабочих дней с момента получения письменного запроса.
Эта норма относится и к запросам бывших сотрудников. Нарушение срока грозит административным наказанием для организации и ее должностных лиц по статье 5.27 КоАП.
Помимо общего, в законодательстве существуют и два специальных срока для подготовки справки о доходах:
- Сотруднику, который увольняется из организации, справку нужно выдать в день увольнения — статья 84.1 ТК.
- Справку за период, когда у сотрудника с организацией не было трудовых отношений, нужно выдать в течение 30 календарных дней. Согласно статье 20 закона № 152-ФЗ «О персональных данных», 30 дней также отведено на выдачу справки людям, которые никогда не состояли в трудовых отношениях с организацией или получали доход по гражданско-правовым договорам. За отказ предоставить такую информацию предусмотрена ответственность по статье 5.39 КоАП.
Как подписать справку
Форма справки, которую организация выдает по запросу работника, предусматривает подпись и указание ФИО налогового агента. Согласно статье 19 ГК, фамилия, имя и отчество могут быть у физических лиц, юридические лица имеют только наименование. Значит, справку о доходах может подписывать физическое лицо:
- предприниматель;
- нотариус;
- адвокат;
- физлицо — законный или уполномоченный представитель организации;
- физлицо — представитель интересов предпринимателя, нотариуса или адвоката.
Таким образом, подписать справку о доходах для работника от имени налогового агента может либо руководитель организации, либо ее представитель по доверенности. Указывать реквизиты доверенности в справке или прикладывать ее копию к справке не нужно.
