Инженер Виктор едет в командировку. Это не первая его поездка, но он недавно отгулял 42 дня накопившегося отпуска, и сейчас растерян. Напомним ему, как оформляют служебные командировки, и как ему нужно будет отчитаться о работе.
Что нужно сделать работодателю
Работодатель направляет сотрудника в командировку, когда нужно выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. К командировкам не относится разъездная работа машинистов, дальнобойщиков, торговых представителей и им подобных.
В командировку всегда направляют на основании письменного решения работодателя на определенный срок и для выполнения конкретных задач. Это может быть обмен опытом, установка какого-то оборудования или другая задача. Срок командировки зависит от объема и сложности поручения.
Наниматель оформляет приказ о направлении сотрудника в служебную командировку и служебную записку. В ней он указывает место и причины необходимости командировки, а также сроки и суть выполняемых в командировке работ.
Во время командировки руководитель:
- сохраняет за сотрудником рабочее место;
- сохраняет его зарплату в среднем размере, который рассчитывается согласно постановлению правительства № 922 от 24.12.2007 года;
- возмещает затраты на найм жилья, оплату проезда и другие, согласно статье 168 ТК.
Затраты возмещают денежным авансом, который выдают сотруднику до поездки. Когда командированный возвращается, он в течение трех рабочих дней предоставляет работодателю отчет об израсходованных деньгах, а также отчет о командировке.
Теперь Виктору ясно: он получит документы для направления в командировку и деньги. В поездке он сохранит билеты и гостиничные квитанции, чтобы приложить их к авансовому отчету. А потом, как вернется, отчитается о выполненной работе и куда потраченных деньгах.
Как отчитаться о работе
Отчет о командировке нужен работодателю, чтобы понять, выполнил ли сотрудник поручение. На основании отчета руководство компании поощряет за успешную работу или накладывает дисциплинарное взыскание.
Отчет составляет командированный сотрудник. Что же Виктору указать в отчете? Документ просто составить, отталкиваясь от задач, указанных в приказе или служебной записке работодателя. Нужно указать результаты их решения в первую очередь и по возможности подкрепить слова документами.
Важно: если в период поездки появится дополнительная задача, работодатель должен согласовать возможность ее выполнения с сотрудником. Последний имеет право отказаться от новой задачи.
Отчет о командировке можно писать в произвольной форме или по форме, которая утверждена в организации. Тогда сотруднику дают шаблон документа. Любой вариант должен быть закреплен в локальных актах фирмы.
Отчет пишут от руки на обычном листе бумаги или на бланке фирмы. Также можно заполнить документ в компьютере и сдать распечатку. Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах — для себя и руководства.
Его должны подписать:
- командированный сотрудник;
- сотрудник компании, который принял отчет;
- директор компании.
В отчете следует указать документ, на основании которого Виктор поехал в командировку, и цель командировки, которую сформулировало руководство в приказе. Результаты поездки нужно описать подробно. Если в командировке заключены какие-то договоры, получены свидетельства или сертификаты, нужно указать их реквизиты в отчете.
Виктора направили в командировку, чтобы помочь клиентам разобраться с новым оборудованием. Задача: наладить его и запустить в работу. Он справился с задачей и отчитался. А что с деньгами, которые выдали ему для проживания и проезда?
Как отчитаться об авансе
Виктор должен предоставить в бухгалтерию работодателя авансовый отчет о потраченных в командировке средствах в течение трех рабочих дней:
- по истечении срока, на который выдавались деньги;
- по возвращении из командировки;
- после выхода на работу после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период.
Документ составляют по унифицированной форме № АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 года. Отчет оформляют в одном экземпляре. Квитанции с чеками приклеивают на отдельные листы бумаги.
Виктор заполнил форму, приложил гостиничные квитанции, проездные билеты и отнес документы в бухгалтерию. Бухгалтер проверит целевое расходование средств и подтверждающие документы. После этого авансовый отчет утверждает руководитель.
После этого компания списывает подотчетные суммы. Однако бывает, что работник потратил меньше или больше денег, чем получил под отчет. Как быть бухгалтеру в таком случае?
Если потрачено больше и руководитель принял отчет, перерасход нужно вернуть работнику по расходному кассовому ордеру. Реквизиты ордера нужно внести в авансовый отчет.
А если работник потратил меньше, но не вернул остаток, или отчет не утвердил руководитель? Тогда деньги можно удержать из зарплаты сотрудника согласно статье 137 ТК. Для этого нужно:
- получить согласие работника на удержание или обратиться в суд, если он против;
- издать приказ об удержании в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств;
- ознакомить работника с приказом.
Однако сумма удержаний не должна превышать 20% от зарплаты работника, гласит статья 138 ТК. Если долг больше, его можно удержать с нескольких зарплат.
Но у Виктора все сошлось, потому что он молодец. Будьте молодцами на рабочем месте и в командировках, читайте Утюг, и с документами будет все гладко.
Также по теме: Считаем суточные при заграничной командировке
