Уникальная возможность стать соавтором нового медиа. Предложи редакции свою новость или статью.

Отчет о командировке: работнику и работодателю

Отчет о командировке: работнику и работодателю

Инженер Виктор едет в командировку. Это не первая его поездка, но он недавно отгулял 42 дня накопившегося отпуска, и сейчас растерян. Напомним ему, как оформляют служебные командировки, и как ему нужно будет отчитаться о работе.

Что нужно сделать работодателю

Работодатель направляет сотрудника в командировку, когда нужно выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. К командировкам не относится разъездная работа машинистов, дальнобойщиков, торговых представителей и им подобных.

В командировку всегда направляют на основании письменного решения работодателя на определенный срок и для выполнения конкретных задач. Это может быть обмен опытом, установка какого-то оборудования или другая задача. Срок командировки зависит от объема и сложности поручения.

Наниматель оформляет приказ о направлении сотрудника в служебную командировку и служебную записку. В ней он указывает место и причины необходимости командировки, а также сроки и суть выполняемых в командировке работ.

Во время командировки руководитель:

Затраты возмещают денежным авансом, который выдают сотруднику до поездки. Когда командированный возвращается, он в течение трех рабочих дней предоставляет работодателю отчет об израсходованных деньгах, а также отчет о командировке.

Теперь Виктору ясно: он получит документы для направления в командировку и деньги. В поездке он сохранит билеты и гостиничные квитанции, чтобы приложить их к авансовому отчету. А потом, как вернется, отчитается о выполненной работе и куда потраченных деньгах.

Как отчитаться о работе

Отчет о командировке нужен работодателю, чтобы понять, выполнил ли сотрудник поручение. На основании отчета руководство компании поощряет за успешную работу или накладывает дисциплинарное взыскание.

Отчет составляет командированный сотрудник. Что же Виктору указать в отчете? Документ просто составить, отталкиваясь от задач, указанных в приказе или служебной записке работодателя. Нужно указать результаты их решения в первую очередь и по возможности подкрепить слова документами.

Важно: если в период поездки появится дополнительная задача, работодатель должен согласовать возможность ее выполнения с сотрудником. Последний имеет право отказаться от новой задачи.

Отчет о командировке можно писать в произвольной форме или по форме, которая утверждена в организации. Тогда сотруднику дают шаблон документа. Любой вариант должен быть закреплен в локальных актах фирмы.

Отчет пишут от руки на обычном листе бумаги или на бланке фирмы. Также можно заполнить документ в компьютере и сдать распечатку. Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах — для себя и руководства.

Его должны подписать:

  • командированный сотрудник; 
  • сотрудник компании, который принял отчет;
  • директор компании.

В отчете следует указать документ, на основании которого Виктор поехал в командировку, и цель командировки, которую сформулировало руководство в приказе. Результаты поездки нужно описать подробно. Если в командировке заключены какие-то договоры, получены свидетельства или сертификаты, нужно указать их реквизиты в отчете. 

Виктора направили в командировку, чтобы помочь клиентам разобраться с новым оборудованием. Задача: наладить его и запустить в работу. Он справился с задачей и отчитался. А что с деньгами, которые выдали ему для проживания и проезда?

Как отчитаться об авансе

Виктор должен предоставить в  бухгалтерию работодателя авансовый отчет о потраченных в командировке средствах в течение трех рабочих дней:

  • по истечении срока, на который выдавались деньги;
  • по возвращении из командировки;
  • после выхода на работу после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период.

Документ составляют по унифицированной форме № АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 года. Отчет оформляют в одном экземпляре. Квитанции с чеками приклеивают на отдельные листы бумаги.

Виктор заполнил форму, приложил гостиничные квитанции, проездные билеты и отнес документы в бухгалтерию. Бухгалтер проверит целевое расходование средств и подтверждающие документы. После этого авансовый отчет утверждает руководитель. 

После этого компания списывает подотчетные суммы. Однако бывает, что работник потратил меньше или больше денег, чем получил под отчет. Как быть бухгалтеру в таком случае?

Если потрачено больше и руководитель принял отчет, перерасход нужно вернуть работнику по расходному кассовому ордеру. Реквизиты ордера нужно внести в авансовый отчет.

А если работник потратил меньше, но не вернул остаток, или отчет не утвердил руководитель? Тогда деньги можно удержать из зарплаты сотрудника согласно статье 137 ТК. Для этого нужно:

  • получить согласие работника на удержание или обратиться в суд, если он против;
  • издать приказ об удержании в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств;
  • ознакомить работника с приказом.

Однако сумма удержаний не должна превышать 20% от зарплаты работника, гласит статья 138 ТК. Если долг больше, его можно удержать с нескольких зарплат.

Но у Виктора все сошлось, потому что он молодец. Будьте молодцами на рабочем месте и в командировках, читайте Утюг, и с документами будет все гладко.

Также по теме: Считаем суточные при заграничной командировке

Статьи по теме
Отпуск за «вредность»

Отпуск за «вредность»

Какой объект выбрать для бизнеса на УСН

Какой объект выбрать для бизнеса на УСН

ЭП: зачем нужно фото с паспортом

ЭП: зачем нужно фото с паспортом

Как реагировать на вызовы в ИФНС

Как реагировать на вызовы в ИФНС

Подпишись на рассылку
Только важные новости, никакого спама

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Go to top of page