Бизнес несет убытки? Проверьте, не воруют ли работники имущество компании. В статье расскажем, что предпринять для профилактики и искоренения краж.
Офисный персонал
Сотрудники офисов пользуются канцелярскими принадлежностями, которые фирма закупает для работы. Людей может соблазнить доступность этих мелочей и они понесут домой ручки, бумагу, блокноты. Если это войдет в систему, фирма может регулярно терять деньги на закупках канцелярии.
Чтобы это предотвратить, можно:
- ежемесячно запрашивать у руководителей отделов списки нужных принадлежностей;
- просить обоснование, если работники вдруг заказали больше расходников, чем обычно;
- вести учет расходников в Excel: записывать дату, количество и наименование предметов, которые выдаете отделам;
- установить лимит на закупку канцелярских принадлежностей, бытовой химии и других товаров, которые нужны для работы офиса.
На мелочах можно потерять много денег, поэтому дешевле позаботиться о контроле таких расходов.
Командировочные
Работники, которые ездят в командировки, могут хитрить с подотчетными средствами: жить в дешевом хостеле и сдавать в бухгалтерию поддельные чеки и квитанции. Добираться на попутке, а в отчете предъявить чек за бензин. Сотрудники оставляют себе разницу между настоящей суммой затрат и подотчетными. А компания теряет деньги.
Чтобы выявить и остановить махинации с подотчетными:
- проверяйте подлинность чеков;
- сделайте сотрудикам памятку об ответственности за подделки.
Проверить подлинность чеков, которые приносят сотрудники, можно в мобильном приложении ФНС «Проверка чеков». Для этого нужно отсканировать код чека или ввести реквизиты вручную.
Также можно удостовериться, существует ли компания, которая выдала чек, в реестре на egrul.nalog.ru.
Напомните сотрудникам, что за представление поддельных чеков, квитанций и справок возможна материальная и дисциплинарная ответственность по статьям 243 и 192 ТК, и уголовная ответственность по статье 327 УК. Объясните им, что бухгалтерия проверяет подлинность документов.
Снабженцы
Из-за договоренности между снабженцами и контрагентами компания заключает невыгодные сделки и рискует получить некачественные товары или услуги. Тем временем сотрудники получают от контрагента вознаграждение за помощь с заказом.
Повод насторожиться — это необоснованная симпатия снабженцев компании к одному поставщику.
Меры предосторожности следующие:
- периодически мониторить рынок товаров и услуг, которые заказывает организация;
- просить у отдела снабжения обосновывать выбор поставщика экономическими расчетами и коммерческими предложениями разных фирм;
- устраивать тендер по крупным сделкам;
- обращать внимание на поведение сотрудников отдела снабжения.
Последний пункт подразумевает самостоятельный поиск контрагента с выгодным предложением. Если снабженцы не захотят менять поставщика, возможно, они выбирают контрагентов исходя из личной выгоды.
Продажники
Сотрудники отделов продаж могут переманивать клиентов в собственные компании или тайно получать бонусы от покупателей. Они могут продавать качественную продукцию по заниженным ценам за вознаграждение от покупателей.
В итоге компания невыгодно продает товар, теряет клиентов и доход. Ущерб может обнаружиться только во время внутреннего аудита.
Чтобы этого не допустить:
- проверяйте отзывы о новых контрагентах среди знакомых и в интернете;
- требуйте у продажников обосновывать скидки документами;
- предоставляйте скидки только по приказу руководителя;
- запретите сотрудникам компании взаимодействовать с организацией в качестве клиентов или поставщиков.
Если известно, что сотрудники создали свою организацию, безопаснее ей ничего не поставлять.
Кассиры
Кассиры могут принять поддельную банкноту от покупателя, в том числе нарочно. За первый квартал 2019 года ЦБ выявил почти 9 000 подделок, из которых две трети — пятитысячные.
Что предпринять:
- объясните кассирам и продавцам, как отличить подделку от настоящей купюры;
- оборудуйте каждую кассу компании детектором купюр;
- разработайте для сотрудников инструкцию, как работать с детектором;
- напишите в инструкции, что делать кассиру, если он обнаружил подделку;
- издайте приказ о порядке работы кассира с наличными.
В приказе нужно написать, что сотрудник обязан проверять каждую купюру на детекторе валют. Установите в трудовых договорах с кассирами и продавцами полную материальную ответственность. Тогда, согласно статье 232 ТК, компания сможет взыскать убыток с сотрудника, который принял подделку.
Описание банкнот и их основные признаки можно посмотреть на сайте ЦБ в разделе «Банкноты и монеты». Расскажите кассирам, что чаще всего мошенники подделывают пятитысячные купюры.
Кладовщики
Кладовщики могут подделывать сведения об остатках на складах и продавать имущество компании. Иногда они делятся незаконной выручкой со снабженцами и охраной, чтобы те помогли скрыть нарушения.
Что делать:
- установите камеры видеонаблюдения в складских помещениях и на выходе из здания;
- обозначьте в договорах с кладовщиками, что выносить с территории сумки и пакеты запрещено;
- организуйте досмотр личных вещей.
При этом учтите, что людей можно досматривать только с их личного согласия. Иначе досмотр личных вещей физлиц вправе проводить только полиция и сотрудники вневедомственной охраны. Если работник выносит из офиса сумку и отказывается показать ее содержимое, охрана может вызвать полицию.
Если подозреваете, что совесть кладовщиков и охранников нечиста, проведите ревизию на складах.
Проанализировать расходы лучше прежде, чем компания понесет убытки. Чтобы не допустить потерь, следите за тратами на офисные нужды, за отчетами командировочных и действиями других работников.
