Небрежность в ведении первичной документации имеет гражданско-правовые последствия. А ещё компания платит за такие ошибки из своего кармана. Расскажем, что нужно учесть при составлении первичных документов.
Оформление первичных документов
Каждый факт хозяйственной жизни компании нужно подтверждать первичными учетными документами. Они содержат обязательные реквизиты, время составления и подписи лиц, ответственных за оформление сделки. Правила оформления первичных документов установлены в статье 9 закона «О бухгалтерском учете».
Первичный документ составляется в электронном виде с электронной подписью или на бумаге. Если «первичку» нужно предоставить другому лицу или в государственный орган в бумажном виде, владелец документа по закону изготавливает бумажные копии за свой счет.
Фактом хозяйственной жизни называют сделку, событие или операцию, которые повлияли или способны повлиять на финансовое положение экономического субъекта. Отсутствие первичных документов и противоречие их другим документам заставляет сомневаться в реальности произведенной поставки или оказанных услуг. Тогда сделку могут признать мнимой или притворной.
Пренебрежение к содержанию первичных документов
Мало верно составить первичный документ — ответственный в компании должен знать содержание договора. Контрагент может включить в него условие о том, что отсутствие мотивированного отказа от принятия работ или оказания услуг после предоставления акта об их выполнении означает, что работы считаются выполненными, а акт подписанным. Может быть указан срок, за который должен быть предоставлен отказ.
Практика показывает, что суды признают отсутствие мотивированного отказа свидетельством выполнения работ при отсутствии веских доказательств обратного. К тем же последствиям может привести наличие в договоре пункта о сроке предоставления мотивированного отказа даже при отсутствии указания на то, что в таком случае акт считается подписанным.
Отсутствие первичных документов
Нельзя принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты, недействительные сделки. Если сделку признают недействительной, то договор о ее заключении тоже окажется недействительным. Тогда стороны должны вернуть все полученные по договору имущественные объекты, права и прочие блага в течение срока его действия.
Однако гражданско-правовые последствия будут и в том случае, если факт хозяйственной жизни состоялся, а первичных учетных документов у организации нет, либо она не предоставляет документы контрагенту.
Последствия:
- Компанию могут оштрафовать за непредоставление контрагенту первичного учетного документа, если такое условие согласовано в договоре между сторонами.
- Убытки контрагента возложат на вашу компанию, если контрагент потерял деньги из-за непредоставления ему первичных документов. Условием взыскания в этом случае будет договор с включением в него соответствующих заверений об обстоятельствах.
- Отсутствие возможности взыскать с контрагента задолженность из-за отсутствия у организации первичного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом.
При взыскании задолженности по договорам подрядного типа доказательством сделки может стать проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ. Но суд может отказать в удовлетворении требований о взыскании задолженности на основании косвенных доказательств.
Учтите, что отсутствие первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни может повлечь не только гражданско-правовые, но и дисциплинарные, административные, налоговые и уголовные последствия.
Подробнее о том, как предупредить хаос в «первичке» и другие ошибки бухгалтерии, читайте здесь.
