Вы можете быть уверенными, что ваше дело цветет и хорошеет. Неприятные вещи всплывут внезапно. Мы нашли семь индикаторов того, что бухучету фирмы грозит провал. Узнайте, как сохранить контроль над бухгалтерией.
Бардак в первичных документах и их отсутствие
Бардак в документах — бич бухучета. Вы осознаете, что с вами случилась неприятность, только когда окажетесь в ней по уши. Так бывает, когда предприниматель или бухгалтер пренебрегает порядком в первичной документации.
1. Поиски оригинала документа длятся дольше недели
Ситуация 1. Неожиданно пришла налоговая проверка. Инспекторы составили перечень документов по банковской выписке и потребовали предоставить их оригиналы. Срок на предоставление в таком случае — 10 рабочих дней. На этот случай убедитесь, что в вашей бухгалтерии есть первичные документы, а их хранение систематизировано.
Ситуация 2. Digital-агентство через суд взыскивает оплату услуги с клиента. Только договор докажет, что вы выполнили работу вовремя и качественно. Электронной переписки в суде будет недостаточно. Если оригиналов нет, бухгалтеру нужно составить список недостающих документов и собрать их как можно быстрее.
2. Нет бумажного архива отчетности, копий документов на диске
А зачем? Бухучет вы ведете в компьютере, отчетность отправляете через интернет.
Но помните о случаях, когда бумажный архив или цифровые копии документов необходимы. Например:
- Вы меняете онлайн-сервис, оператора ЭДО либо переходите на обслуживание к профессиональному бухгалтеру;
- Налоговая проверка потребовала оригиналы документов, очередная плата за онлайн-сервис не внесена, а распечатки нет.
Создавайте бумажный архив последовательно и будете готовы к таким ситуациям. Убедитесь, что ваш бухгалтер это делает. Иначе однажды придется скачивать и сортировать документы по учету за несколько лет.
3. Клиент ждет счет больше суток
Компании теряют прибыль, когда клиент готов купить товар или услугу, а сотрудники тянут со счетами. Если клиент получает счет вскоре после успешных переговоров, он не успевает засомневаться, оплачивает его радостно и быстро.
Сотрудник, который выставляет счета, должен быть всегда на связи. Сообщите ему название фирмы, ИНН, за что платить, сумму. Он сможет без промедлений сформировать счет в сервисе ЭДО и отправить его клиенту.
Если штатный или удаленный бухгалтер отказались от «первички» и выставления счетов, в бухгалтерских фирмах есть сотрудники, в чью обязанность входит именно «первичка».
ФНС требует заплатить штраф
Бухгалтер уверяет, что все в порядке, вы сами уверены, что все в порядке, но ФНС штрафует вашу компанию. Если требование от ФНС, штраф или блокировка счета стали для вас неожиданностью, это признак бардака в бухгалтерии компании.
4. Получили требование от ФНС
Требование от ФНС приходит, если есть задолженность по налогам или взносам. Чтобы предотвратить внезапные списания средств, сделайте сверку с ИФНС, как только получили требование. Найдите ошибки и расхождения, из-за которых на вас висит долг. А лучше делайте сверку данных в вашем учете и учете ИФНС заранее, раз в квартал.
Вы заплатили все взносы, но задолженность остается? Значит, платеж ушел не по назначению. Сделайте официальный запрос и попросите зачислить деньги на правильные реквизиты.
5. Не сдали декларацию, и ФНС заблокировала счет
Счет компании блокируют, если контролирующие органы не получили отчетность вовремя.
Помните: сдавать отчетность нужно даже организациям, которые не ведут деятельность.
- Если вы заключили договор с бухгалтером или аутсорсинговой компанией, в договоре нужно прописать их ответственность за просрочку. Тогда бухгалтер или компания компенсируют штраф, если допустят ее.
- Чтобы предотвратить блокировку счета при переходе на упрощенку, убедитесь, что в ФНС зафиксировали смену системы налогообложения. Иначе рискуете получить штраф за несданную отчетность и доначисление налогов по общей системе, то есть 31% вместо 6%.
Не расслабляйтесь, когда делегируете обязанности. Например, когда поручаете юристу зарегистрировать ИП. Юрист может решить, что заявление на «упрощенку» обязан подать бухгалтер. Бухгалтер, будучи уверенным, что всё оформлено, заплатит налог по УСН. В итоге ИП заблокируют счет за несдачу декларации по НДС, так как ИП на общей системе налогообложения сдают ее ежеквартально.
Что-то пошло не так в работе с контрагентами
Есть два типа проблем, которые появляются у предпринимателя или бухгалтера во время работы с контрагентами. Подготовьте к ним бухгалтерию своей компании, если не хотите потерять заказ или долго ждать оплату за его выполнение.
6. Ваша бухгалтерия не работает с ЭДО
Крупные компании охотно работают с контрагентами, которые используют электронный документооборот (ЭДО). Пользователи ЭДО могут быстро отправлять и принимать первичные документы в электронном виде: счета, акты, накладные, счета-фактуры. Некоторые компании прописывают обязательное использование ЭДО в договорах с подрядчиками.
Компания потеряла выгодный заказ из-за того, что бухгалтерия не использует ЭДО? Подключитесь к ЭДО, научите бухгалтера или поменяйте, если он не хочет вникать в новые инструменты работы.
Наше решение: доступ к ЭДО получают пользователи Нового Астрал Отчета. Работа с ЭДО входит в стоимость тарифа. Сервис позволяет вести бухучет онлайн с любого устройства и сдавать электронную отчетность.
7. Долго ждете оплату услуг контрагентами
Если клиент или контрагент тянет с платежом за оказанную услугу, вам или вашему бухгалтеру нужно уладить формальности и проблемы, которые они сочиняют. Иначе у вашей компании образуется дебиторская задолженность.
Например, клиентский бухгалтер фантазирует по поводу формы документа. Ваш бухгалтер получил от клиентского бухгалтера претензию, акт о выполнении услуг отличается от формы из привычной ему программы бухучета. Если ваш акт соответствует закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», сообщите об этом бухгалтеру клиента. В статье 9 этого закона дано определение и критерии первичного документа.
Наше решение: в Новом Астрал Отчете все формы документов соответствуют законодательству. Сервис подсказывает, какие данные должны быть в конкретном поле документа. Подключите и посоветуйте контрагентам.
Таковы семь индикаторов, заметив которые нужно встряхнуться и предотвратить фиаско в бухучете вашей компании.
Бонус-индикатор
Бухгалтер ушел перед годовым балансом или отчетным периодом
Бухгалтер получал зарплату вовремя и у вас не было конфликтов, но он внезапно уволился. В таком случае нужно срочно проверить бухгалтерию компании. Возможно, бухгалтер испугался ответственности.
Проверьте документы и базу «1С», закажите экспресс-аудит бухучета у независимой бухгалтерской компании, чтобы найти ошибки.
Если документы и база пропали вместе с бухгалтером, обратитесь в полицию, чтобы их разыскать. Наймите профессионального бухгалтера и узнайте о ваших делах все, что возможно.
