Цифровизация сокращает расходы на хранение и обработку бумажных документов. Парламентарии предложили сделать сканы документов равнозначными оригиналам, чтобы поскорее избавиться от громоздкой «первички». Узнаем, как нововведения отразятся на бухучёте.
Что нового
1 марта парламентарии внесли в Госдуму законопроект № 657361-7, который может изменить некоторые законодательные акты и закон о противодействии отмыванию доходов. Авторы проекта предлагают пересмотреть порядок хранения, конвертации и уничтожения электронных документов.
Нововведения должны ускорить переход от бумажного документооборота к цифровому хранению и передаче документов. Принятие закона по расчётам авторов не повлечёт расходов из бюджетной системы государства. Предлагаем ознакомиться с некоторыми поправками.
Хранение
Организация, которая принимает электронные документы на хранение, должна составлять их опись. Опись подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если документ нужно выгрузить третьим лицам, он выгружается вместе с описью.
В опись включают информацию о дате передачи на хранение, о том, кто передал на хранение электронный документ, о формате и метаданных.
Метаданные — данные, которые обеспечивают управление электронными документами: учёт, хранение, история использования. Также могут содержать информацию о реквизитах электронного документа.
Конвертация
Парламентарии предлагают закрепить в законе равнозначность электронных документов до и после конвертации. Имеется ввиду преобразование из одного формата в другой с сохранением исходной информации, структуры, реквизитов и метаданных.
Тот, кто проводит конвертацию, должен подписать новый документ своей КЭП. Поправка предусмотрена на случаи, когда формат электронного документа устаревает и его нужно обновить, сохранив юридическую силу документа.
Уничтожение
Отдельные виды документов могут быть стёрты без возможности восстановления в установленных законодательством случаях по требованию. Владелец таких документов вправе сохранить их метаданные, если это позволено законом.
Дубликаты
Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»парламентарии предложили дополнить статьёй 11.3 «Электронный дубликат документа». Она сделает отсканированные дубликаты документов юридически равносильными бумажным оригиналам. Дубликат станет переходным звеном между бумажным и электронным документами.
При наличии электронного дубликата документа срок хранения бумажного оригинала можно сократить. Из пояснительной записки к законопроекту:
Лица, создавшие электронные дубликаты, получат возможность прекратить хранение документов на бумажных носителях. Сроки хранения многих видов бумажных документов могут быть сокращены до одного года с даты создания электронных дубликатов. По экспертным оценкам, оспаривание документов чаще всего происходит в течение года с момента создания. Зарубежное законодательство регулирует аналогичные процедуры исходя из сопоставимых сроков (от 6 месяцев до 1 года).
Статья не действует для документов, обязательное хранение которых на бумажном носителе предусмотрено законодательством. Например, документов, включённых в состав Архивного фонда РФ.
Дубликаты и бухучёт
Поправки также предложено внести в закон «О бухгалтерском учёте». В его тексте может появится новый абзац, который даст экономическим субъектам право создавать электронные дубликаты первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, финансовой отчётности и аудиторских заключений.
Срок хранения оригиналов таких документов можно будет сократить в пределах срока, установленного статьёй 11.3 закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». То есть, он может быть сокращён до одного года с даты создания электронного дубликата, если иной срок не установлен законодательством.
