Поздравляем работников кадровых служб с профессиональным праздником! В статье расскажем об одной из забот кадровиков: как вести трудовые книжки и какие изменения готовятся для этого документа.
Традиции
В трудовой книжки содержится информация об официальной трудовой деятельности человека. В первую очередь — о его рабочем стаже, который нужен для расчета пенсии.
Этот документ содержит записи о месте работы человека и его должности, о наградах работника за трудовые успехи и причинах увольнения. О взысканиях в трудовой пишут, только если им стало увольнение. Сведения, которые вносят в трудовую, перечисляет статья 66 ТК.
В обороте существуют типы документов от 1938, 1973, 2003, 2004 годов. Все они действительны и не нуждаются в замене.
Работодатель должен покупать бланки трудовых книжек только у предприятия «ГОЗНАК», признанного официальным продавцом. За нарушение этого правила компании грозит ответственность по статье 5.27 КоАП.
Оформление трудовой
Первый официальный работодатель гражданина заводит на него трудовую и отвечает за ее ведение и хранение. Для этого работнику нужно обратиться с заявлением в отдел кадров с просьбой завести ему документ. После этого трудовая нужна при оформлении на любую работу, кроме работы по совместительству.
Работодатель оформляет трудовую в первые пять дней работы сотрудника. При оформлении документа сотрудник должен присутствовать лично.
Стоимость книжки работник возвращает нанимателю. Однако, если трудовую оформили неверно или потеряли, в том числе из-за чрезвычайного происшествия, работодатель берет расходы на чистый бланк книжки на себя.
Если у работника есть опыт работы, но трудовая утеряна, отдел кадров нанимателя оформляет новый документ. За него работнику нужно платить самому. Из прежней книжки в него вносят подтвержденный рабочий стаж, поощрения и благодарности.
Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, ФНС оштрафует работодателя. За такое нарушение может наступить уголовная ответственность. Также может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.
Заполнение трудовой
В Трудовую книжку вносят сведения, которые перечислены в статье 66 ТК. Все записи делают только на основании приказов с указание их номеров.
Писать в трудовой можно ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Перед записью важно поставить печать предприятия и продублировать его реквизиты прописью.
В сведениях «О работнике» указывается либо специальность, либо профессия по данным диплома. Должность нужно вписать согласно штатному расписанию организации.
Данные об оформлении на работу в трудовой книжке отличаются для мужчин и женщин формой глагола: для мужчин пишут «Принят», для женщин — «Принята».
При переводе работников с постоянной работы на временную, запись в трудовой книжке делать запрещено.
В трудовой нельзя делать сокращений, кроме написания сокращенного названия организации, если такой вариант утвержден ее уставом. Также нельзя использовать римские цифры.
Ведение трудовых
Трудовые книжки ведутся согласно постановлению Правительства №225 от 16.04.2003 года.
Если у работника меняются личные данные, нужно внести изменения в трудовую. Для этого нужны подтверждающие документы. Прежнюю запись зачеркивают, новую вписывают.
Важно: при корректировке ответственный за ведение трудовых ставит печать и подписывается с внутренней стороны обложки документа.
Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, он должен возместить работнику ущерб за период, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.
Если работник хочет внести в трудовую информацию о работе по совместительству, новую запись вносит отдел кадров основной компании-нанимателя. Для нужно обратится в отдел кадров с письменным заявлением. Также понадобится заверенная копия трудового соглашения с росписью директора из компании, куда человек устроился в качестве совместителя.
Если сотруднику нужно подтвердить постоянное место работы, отдел кадров выдаст заверенную копию трудовой. Для этого кадровики по месту работы сотрудника делают копии всех страниц, на которых есть записи.
Ответственное лицо организации подписывает копию и делает запись о том, что сотрудник работает в компании в настоящее время. Также на копии должна быть печать, дата и надпись: «Копия верна». Заверенную таким образом копию принимают любые организации.
Учет и хранение трудовых документов
Наниматель несет ответственность за правильное сохранение трудовых документов. Есть два документа, предназначенных для контроля за трудовыми книжками: журнал учета трудовых книжек и приходно-расходная книга. Ведение этих документов регламентирует постановление Правительства №225 от 16.04.2003 года.
Журнал учета трудовых книжек ведет отдел кадров компании. В него записывают дату принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты трудовой.
Приходно-расходную книгу ведет бухгалтерия. В ней отражают операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносят реквизиты этих документов.
Хранить трудовые книжки нужно в защищенном от свободного доступа месте: запирающемся шкафу или сейфе. За нарушение правила хранения предприятие могут оштрафовать.
Хранить трудовые книжки положено до увольнения работника, а невостребованные трудовые – 75 лет. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых нужно хранить пять лет, а книгу учета движения трудовых — 75 лет.
Руководитель назначает ответственного, который будет оформлять и вести трудовые документы, приказом в свободной форме. На большом предприятии трудовые оформляет отдел кадров. Также трудовыми документами может заниматься бухгалтерия, отдел делопроизводства или секретариат.
Новшества
Минтруд внес в правительство законопроект о проведении эксперимента по введению электронных трудовых книжек. Тестирование системы электронных трудовых пройдет с 2020 по 2022 год.
Работодатели будут передавать трудовые сведения сотрудников в ПФР в электронном виде. Для отказа от бумажного документа в ПФР созданы все условия, отметили в министерстве.
Электронные трудовые
Пенсионный фонд будет вести индивидуальный (персонифицированный) учет застрахованных лиц на основе данных, которые работодатель будет представлять в органы ПФР в электронном виде.
Сведения о трудовом стаже будут собраны в информационную систему. Работник получит доступ к ней через интернет и сможет видеть, верно ли наниматель вносит данные о стаже.
Расходы на внедрение электронных трудовых лягут на работодателей. Им нужно будет оформлять для работников электронные подписи, покупать программное обеспечение. Зато они смогут избавится от части бумажного архива — оформлять и хранить в электронном виде можно будет трудовые договора, приказы по кадровому составу и другие документы.
А работнику не нужно будет обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки. Достаточно будет переслать в нужную организацию свои данные из информационной системы по месту требования.
Минус электронных трудовых книжек для работников заключается в риске утраты всех сведений о стаже в случае сбоя или повреждения системы. Однако бумажную трудовую можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с нее сложно.
Электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных. Она сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет скорости получения информации, упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.
