Неверный расчёт отпускных влечёт за собой неприятности для работодателя. Причём ответственность наступит и в случае, если сотруднику недоплатили, и в случае, если заплатили больше, чем нужно.
Поговорим о распространённых ошибках при расчёте отпускных и о том, как их избежать.
Для этого следует, в первую очередь, внимательно изучить порядок расчёта отпускных, который оговорен в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Ошибка #1: Неверное определение расчётного периода
Эта ошибка почти всегда связана с неверным прочтением пункта 5 Положения № 922. В нём обозначено время, которое нужно исключить из расчёта.
Определяя средний заработок, из расчётного периода следует исключить время и суммы, начисленные за это время, если:
- За сотрудником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;
Исключение: перерывы для кормления ребенка. Их исключать нельзя.
- Сотруднику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности либо пособие по беременности и родам;
- Сотрудник не работал из-за простоя по вине работодателя либо по причинам, не зависящим от работодателя и сотрудника;
Обратите внимание: время простоя, который произошёл по вине самого сотрудника, исключать нельзя!
- Сотрудник не имел возможности продолжать работу из-за забастовки, в которой сам он не участвовал;
Время, когда сотрудник участвовал в забастовке, исключать нельзя!
- Сотрудник получал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- Сотрудник освобождался от выполнения работы в иных случаях с полным либо частичным сохранением заработной платы или же без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
В случае, если на момент расчёта отпускных в расчётном периоде есть случаи неявки сотрудника на работу по невыясненным причинам, исключать это время тоже нельзя. То же самое с прогулами. Это соответствует нормам п. 5 Положения № 922.
Как избежать ошибки?
Не исключать из расчётного периода:
- Перерывы для кормления ребенка;
- Время простоя по вине сотрудника;
- Время, когда сотрудник принимал участие в забастовке;
- Неявки по невыясненным причинам;
- Прогулы.
Ошибка #2: Расчётный период в организации – менее 12 месяцев, и это «ухудшает положение работников»
Средний заработок сотрудника рассчитывается вне зависимости от режима его работы исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за сотрудником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).
В соответствии со статьёй 139 ТК РФ, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть установлены и другие расчётные периоды, но только в случае, «если это не ухудшает положение работников». Речь здесь идёт о размере отпускных.
Как избежать ошибки?
В случае, если локальным нормативным актом установлен расчётный период, отличный от 12 месяцев, нужно дважды рассчитать отпускные; сначала – исходя из 12 предшествующих месяцев, а затем – исходя из того расчётного периода, который установлен в вашей организации. Результаты следует сравнить. Если отпускные, рассчитанные исходя из 12 предшествующих месяцев, будут больше, выплатить нужно будет их.
Ошибка #3: Неверное включение в расчёт выплат, произведённых в расчётном периоде.
При расчёте среднего заработка сотрудника следует учитывать все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда и применяются у конкретного работодателя – вне зависимости от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевое тут: «предусмотренные системой оплаты труда».
Две самые распространённые ошибки:
- Включение в расчёт выплат, произведённых не за труд и не относящихся к заработной плате. Возникает закономерный вопрос: а что же считается зарплатой?
«Зарплата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации
работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой
работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки
компенсационного характера, в том числе за работу в условиях,
отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на
территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты
компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки
стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)».
Статья 129 ТК РФ
- Включение в расчёт выплат, не предусмотренных локальными нормативными актами организации.
Как избежать ошибки?
1. Не включать в расчёт среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, не являющиеся зарплатой либо выплатой за труд. К примеру, поощрительная выплата к юбилею сотрудника не относится к заработной плате, соответственно, включать её в расчёт отпускных нельзя.
2. Зафиксировать в локальных нормативных актах вашей организации выплаты, которые включаются в расчёт отпускных. Сделать это можно, к примеру, в Положении об оплате труда.
Ошибка #4: Включение в расчёт отпускных всех премий, которые были начислены сотруднику в расчётном периоде
Сюда относится, например, включение в расчёт отпускных:
- Премий, не предусмотренных локальными нормативными актами;
- Премий, выплаченных сотруднику не за труд (к примеру, на юбилей или в честь профессионального праздника);
- Годовых премий за год, не предшествующий расчёту отпускных;
Пример: сотрудник ушёл в отпуск в марте 2017 года. В расчётном периоде начислено две годовые премии: в марте 2016 года за 2015 год и в январе 2017 года за 2016 год. Премия за 2015 год получилась больше, чем премия за 2016, и бухгалтер включил в расчёт среднего заработка премию за 2015 год, т.к. она больше.
Это неверно. В соответствии с пунктом 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, — включаются вне зависимости от времени начисления вознаграждения.
- Всех без исключения (ежемесячных, ежеквартальных и полугодовых) премий, которые были начислены в расчётном периоде.
Пример с ежеквартальной премией: в расчётном периоде, который составляет 12 месяцев, за один и тот же показатель сотрудник получил пять ежеквартальных премий. Все эти премии бухгалтер включил в расчёт, объясняя это тем, что все пять премий были начислены сотруднику в расчётном периоде.
Это неверно. В соответствии с пунктом 15 Положения № 922, включить в расчёт можно не более четырёх ежеквартальных премий за один и тот же показатель. То же самое и с ежемесячными, и с полугодовыми премиями.
Как избежать ошибки?
В расчёт среднего заработка сотрудника можно включать:
- Премии, которые предусмотрены локальными нормативными актами;
- Премии за труд;
- Не более 12-ти ежемесячных, четырёх ежеквартальных, двух полугодовых премий, которые были начислены в расчётном периоде за один и тот же показатель.
- Годовую премию исключительно за предшествующий событию календарный год, вне зависимости от времени начисления.
Ошибка #5: Неправильное применение коэффициента повышения
Пример: средний заработок при расчёте отпускных сотрудника бухгалтер рассчитывает с учётом коэффициента повышения, хотя повышение оклада коснулось только этого конкретного сотрудника.
В соответствии с пунктом 16 Положения № 922, коэффициент повышения можно применять только в тех случаях, когда оклады были повышены сразу всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.
А что делать, если ошибка уже допущена?
При обнаружении ошибки нужно, в первую очередь, разобраться – отпускные были занижены или, напротив, завышены?
В первом случае следует просто произвести доначисление и доплатить сотруднику.
А вот во втором случае с удержанием излишних отпускных из зарплаты сотрудника могут возникнуть проблемы. Просто так произвести удержание нельзя, т.к. ошибка допущена вследствие неправильного применения норм законодательства. Удержать излишек в таком случае можно только с согласия работника.
Соответственно, можно попросить работника написать заявление об удержании этой суммы. Если он согласится это сделать, то удержать излишне выплаченные отпускные можно будет в полном объёме. Это будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, и тут нет каких-либо ограничений.
Но если сотрудник откажется написать заявление, то вернуть излишние отпускные можно будет только через суд.
