Налоговую базу в ряде режимов налогообложения можно уменьшить на сумму расходов. Многие предприниматели считают, что расходы автоматически подтверждаются, если платить с расчетного счета. Налоговая имеет на этот счет свое мнение: расходы появляются тогда, когда оформлен первичный документ.
Что такое первичный документ
Первичка нужна и для налогов, и для отчетности. Она помогает подтвердить расходы и является основанием для расчета налоговой базы.
Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.
Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит закрытого списка видов первичных документов. В нем приводятся только обязательные реквизиты, без которых документ недействителен:
- название документа;
- дата оформления;
- наименование предприятия;
- наименование хозяйственной операции;
- количественный состав и денежная стоимость операции;
- указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ;
- личные подписи ответственных лиц.
Первичные документы необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года.
Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это неоспоримые доказательства при рассмотрении споров и судебных разбирательствах.
При расхождении цифр с данными в отчетности контрагентов подтвердить их можно только с помощью первички.
Поэтому акты, накладные, счета-фактуры и прочие документы следует оформлять и собирать сразу же. Если контрагент находится далеко, лучшим вариантом будет использование электронного документооборота. Электронные документы, подписанные электронной подписью, можно использовать в качестве доказательств в суде.
Первичка и налоговые режимы
Наличие первички по-разному влияет на размер налогов и выплату дивидендов. Это зависит от формы собственности и системы налогообложения.
ИП на УСН «доходы», ЕНВД и патенте: первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.
ООО на УСН «доходы»: первичка не важна для расчета налогов, но влияет на учет и отчетность. Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги. В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. Если он при этом ещё и убыточный, то выплатить дивиденды не получится. Также банк не одобрит кредит организации с проблемным балансом . Это справедливо и для других систем налогообложения.
ООО на ЕНВД: первичка не влияет на налоги, но необходима для баланса. Кроме того, без первички не обойтись при совмещении ЕНВД с УСН или ОСНО. Такое совмещение называется «раздельный учёт», в этом случае налог рассчитывается для каждой системы налогообложения отдельно. Первичные документы понадобятся, если произошел гарантийный случай или надо вернуть бракованный товар поставщику.
ООО на УСН «доходы минус расходы»: чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше налог. Это справедливо для всех случаев, кроме ситуации, когда расходы больше доходов. В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог все равно будет — 1 процент от доходов. Первичка поможет часть убытка перенести на следующий год и заплатить меньше налогов.
ООО и ИП на ОСНО: чем больше документов, тем лучше. Любая операция должна подтверждаться документально. Кроме того, именно эти организации чаще всего подвергаются встречным проверкам: налоговая в автоматическом режиме сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Если поставщик не указал счет-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. В случае его отсутствия стоит готовиться к неприятным вопросам и штрафам.
Что со всем этим делать
Чтобы не платить лишнего и не паниковать перед проверками ИФНС, рекомендуется оформлять первичные документы сразу. Заплатили — требуйте соответствующий акт у поставщика.
При оформлении документов сразу проверяйте их на ошибки и на наличие необходимых реквизитов. Если нашли ошибку, запросите исправленный или корректировочный документ.
Договоритесь об ЭДО с контрагентами. Это существенно ускорит процесс оформления первички, сэкономит место для ее хранения и упростит поиск.
В случае оформления бумажных документов следите за сроками их хранения. Если срок уже истек, от документов можно смело избавляться.
Помните об этих простых правилах, и ваш учет будет в порядке.
