Работодатель может решить проблему доставки сотрудников на работу разными способами: оплачивать им проезд или организовать корпоративный транспорт. В любом случае расходы на себя берет работодатель, а персонал добирается туда и обратно бесплатно. Когда такие расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль и нужно ли платить с них НДФЛ и страховые взносы?
НДФЛ и страховые взносы
Когда организация полностью или частично оплачивает товары или услуги в интересах работника, он получает доход в натуральной форме. В статье 217 НК РФ перечислены доходы, которые не учитываются при определении налоговой базы. Дохода в натуральной форме в этом списке нет, значит, с него нужно платить НДФЛ.
Исключение из этого правила есть только одно: если организация находится далеко от маршрутов общественного транспорта и работники не могут добираться до места работы и обратно самостоятельно. В этом случае оплату проезда сотрудников нельзя признать экономической выгодой, а значит, объект обложения по НДФЛ отсутствует.
Те же основания обложения НДФЛ действуют для сотрудников, которые работают по гражданско-правовому договору (ГПД). Компания сама определяет, как оплачивать проезд работника по ГПД – напрямую сторонним организациям или выплачивать компенсацию. Порядок оплаты нужно прописать в договоре, так как законодательно он не закреплен. Если компания оплачивает проезд гражданину, работающему по ГПД, стоимость облагают налогом на доходы физических лиц. Об этом говорится в письме Минфина России от 19.12.2018 № 03-04-06/92687.
Страховыми взносами по общему правилу облагаются выплаты и иные вознаграждения, которые организация выплачивает сотруднику (статья 420 НК РФ). Исключение составляют выплаты, перечисленные в статье 422 НК РФ. Компенсация стоимости проезда сотрудников к месту работы и обратно в этой статье не упомянута. Значит, такая выплата не освобождается от обложения страховыми взносами.
Налог на прибыль
Расходы на оплату проезда сотрудников не помогут уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль, кроме двух случаев:
- затраты на проезд подлежат включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
- расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами или коллективными договорами. Данные затраты учитываются в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ.
В письме от 16 марта 2017 г. N 03-04-06/15198 представители Минфина указали, что второй случай работает только при одновременном выполнении следующих условий:
- расходы на оплату проезда к месту работы работников предусмотрены трудовыми или коллективными договорами;
- определена конкретная величина доходов каждого работника (с начислением НДФЛ).
Если эти условия не выполняются, затраты на проезд нельзя рассматривать как часть оплаты труда. Такие выплаты являются по сути социальными выплатами, и НК РФ предусматривает только такой порядок учета. Это значит, что учесть их при расчете налога на прибыль нельзя.
Расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, можно включить в базу по налогу на прибыль. Минфин в письме от 10 января 2017 г. N 03-03-06/1/80079 разъяснил, в каких случаях:
- если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует;
- при условии соответствия таких расходов требованиям статьи 252 НК РФ.
К «технологическим особенностям производства» могут относиться разные факторы:
- общественный транспорт в принципе не ходит до места работы;
- ночные смены на производстве, когда общественный транспорт уже не ходит;
- график движения по данному маршруту такой, что невозможно перевезти всех сотрудников вовремя (например, на предприятии трудятся 100 человек, а до места работы раз в час ходит только автобус, который может привезти максимум 50 человек).
При включении в налоговую базу затрат на транспорт такие факторы нужно подтвердить документально: графиком движения общественного транспорта по соответствующему маршруту, письмами органов местной власти о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом.
