Компании избавляются от объемных бумажных архивов, а часть бухгалтерской работы теперь выполняют роботы. Об этих и других тенденциях читайте в статье.
Документы в «цифре»
Западное законодательство шагнуло далеко вперед в цифровизации документооборота. В разных странах существуют нормативные акты, предписывающие использовать в работе электронные документы, в том числе в бухгалтерском деле.
Для нашей страны это тоже не в новинку. Документооборот организаций с контрагентами и сдача отчетности в контролирующие органы происходит чаще всего в электронном виде через спецоператоров связи.
Создание новых документов в электронном виде уже никого не удивляет. Но как быть с хранением старых документов, которые появились задолго до перехода организации на электронный документооборот?
На Западе стремятся к созданию «безбумажных» офисов и решают этот вопрос очень просто. Отсканированные копии документов законодательно признаются равнозначными бумажным оригиналам. Существуют организации и онлайн-сервисы, которые занимаются сканированием, заверением и хранением электронных копий. При этом срок хранения бумажных оригиналов сокращается.
Интересно, что перевести свои документы в «цифру» могут не только организации или предприниматели, но и физлица. Свидетельство о рождении, документы на собственность, медицинские документы — все это можно оцифровать и использовать, надежно спрятав оригиналы.
Россия только начинает двигаться в этом направлении. Ранее мы писали о законопроекте, который также признает отсканированные копии документов равнозначными бумажным оригиналам и установит правила оцифровки и хранения таких документов.
Автоматизация и роботизация бухгалтерских процессов
Специалисты высокого уровня хотят сосредоточиться на интересных задачах, которые требуют серьезных интеллектуальных усилий и творческого подхода. Но бывает так, что бухгалтер тонет в рутине: бесконечный поток «первички», ручной ввод информации, поиск необходимого документа в объемных архивах отнимают много времени и сил.
Интересно, что за рубежом обязанности по заполнению первичных документов и ведению финансовой деятельности организации часто выполняют разные люди: bookkeeper и accountant. Если провести аналогию, первый — «счетовод», он ведет запись всех операций и готовит «первичку», а второй — «бухгалтер», анализирует данные, подготовленные первым, формирует отчетность, консультирует по финансам и налогам и т.д. В России бухгалтер чаще всего выполняет обе функции.
В этом случае бухгалтеру на Западе помогает искусственный интеллект. Специальные программы и роботы берут на себя рутинную работу: внесение данных, сверку с другими документами, проверку на ошибки, организацию электронного хранилища документов и многие другие задачи. Такие средства автоматизации — самообучающиеся, они могут перенимать алгоритм работы, наблюдая за действиями пользователя, и затем работают без участия человека.
В России программы и сервисы для ведения бухгалтерии также автоматизируют работу «счетовода». Сервисы для создания и отправки отчетности уже могут заполнять формы отчетности в один клик, проверять заполненный отчет на ошибки и автоматически отправляет сообщение о получении требования в ФНС. Однако говорить об искусственном интеллекте пока рано, поскольку участие пользователя все же требуется.
Бухгалтерия в «облаке»
Работать в облаке просто и удобно, не нужно устанавливать обновления вручную — это происходит автоматически. Пользователь работает облачном сервисе через браузер и ничего не устанавливает на компьютер: все вычислительные мощности и базы данных хранятся в дата-центре. Скорость работы в облачном сервисе значительно выше, чем на компьютере, потому что это требует меньше ресурсов. Совместная работа с коллегами становится проще и удобнее: каждый может зайти в сервис со своего компьютера, и создавать локальную сеть в офисе не нужно. Поэтому неудивительно, что популярность облачных технологий растет и в России, и за рубежом.
Компания Sage, один из крупнейших разработчиков программного обеспечения для бизнеса и бухгалтерии в Европе, предлагает своим клиентам по всему миру сервисы Sage Business Cloud, которые включают в себя не только бухгалтерию, но и управление кадрами, закупками, поставками, клиентскими сервисами и другие возможности.
В России также существует немало облачных сервисов, но они в основном специализируются на какой-то одной функции: управлении торговлей и складом, связи с сотрудниками или просто предоставлении облачного хранилища для бизнеса.
Примером облачного решения является Новый Астрал Отчет. Сервис не требует установки на компьютер, а все документы останутся в облачном хранилище, даже если компьютер сломается и файлы на нем пропадут.
Безопасность данных
Развитие технологий и перенос данных в интернет требуют высокого уровня безопасности. Для защиты данных используются различные технологии.
Аутентификация пользователя вышла на новый уровень. Теперь это не просто логин и пароль, а электронная подпись, которая создается различными способами шифрования данных.
Переход бизнеса в облако требует нового решения по обеспечению безопасности. Ральф Пройссер, менеджер по маркетингу продукции в компании Sage, говорит об использовании особой облачной защиты: данные шифруются до отправки в облако, при этом ключом к шифру владеет сторонняя организация, а не поставщик облачных услуг.
Большую роль в обеспечении безопасности играет человеческий фактор. В августе 2018 года в Москве состоялось мероприятие от Binary District “Data security in digital economies”, где ведущие эксперты в сфере кибербезопасности обсудили проблемы и перспективы развития методов защиты данных. Одна из ведущих проблем — ошибки людей, которые работают с данными. Разглашение конфиденциальной информации в соцсетях, использование рабочего компьютера с ключом электронной подписи в развлекательных целях, привычка брать работу домой — все это сводит на нет надежность технических средств защиты. И это проблема не только российских, но и зарубежных компаний.
Аутсорсинг и фриланс
Штатный бухгалтер в фирме постепенно становится раритетом. И в России, и за рубежом руководители все чаще делают выбор в пользу услуг аутсорсинговых компаний. Причин этому несколько.
Внештатный сотрудник экономически выгоднее, чем штатный.
Для него не нужно оборудовать рабочее место и платить ему зарплату. Бухгалтер «со стороны» даже не появится в офисе — он работает либо из офиса аутсорсинговой компании, либо из дома. Кроме того, НДС по услугам внешней бухгалтерии можно принять к зачету.
Вероятность нарваться на неквалифицированного сотрудника меньше.
Аутсорсинговые компании тщательно отбирают специалистов, поскольку в случае ошибок в ведении учета именно компания несет полную материальную ответственность и возмещает ущерб. Внешняя бухгалтерия независима и соответствует законодательству.
Не нужно контактировать с налоговой.
Налоговики приходят с проверкой не к предпринимателю, а в офис аутсорсинговой компании.
Что касается фрилансеров, то их обычно нанимают не на постоянную работу, а для конкретной задачи или проекта. С услугами фрилансеров связано много рисков, однако плюсы зачастую перевешивают.
В целом российский бухучет движется в одном направлении с мировым. И это не может не радовать.
