Бухгалтеры — тоже люди, и у них формируются профессиональные привычки. Иногда — вредные. От каких бухгалтерских привычек полезно избавится?
Исправлять в счетах-фактурах мелкие недочеты
Просить поставщиков поставить прочерки в пустых графах, исправить опечатки, указать адрес контрагента в полном соответствии с ЕГРЮЛ — зачастую, это лишнее. Можно не требовать от исправлять мелкие погрешности. Неточный адрес не мешает определить компанию, если в счете-фактуре указали правильный ИНН и название. Прочерки или их отсутствие тем более не имеют значения. На что же тогда бухгалтеру обратить внимание?
Важно проверять в документе существенные пункты, так можно сэкономить время и нервы. Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету согласно ст. 169 НК РФ. Налоговики вправе отказать в вычете из-за ошибки в счете-фактуре, только если она мешает идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС.
Если в накладной на перевозку указана более ранняя дата, чем в товарной накладной № ТОРГ-12, инспекторы ФНС могут заподозрить, что компания заявила вычеты по фиктивной сделке. На такой случай нужно прописать порядок исправления ошибок в первичных документах в учетной политике или приложении к ней. Если бухгалтер обнаружил значительную ошибку в счете-фактуре по крупной сделке, лучше посмотреть комплект документов по ней: договор, товарную и транспортную накладные — нет ли в них нестыковок.
Исправлять в счете на оплату все неточности
Требовать от продавца отразить в счете подробную номенклатуру товаров или услуг оправдано, если эта информация не отражена в договоре или другой первичке. Тогда счет и его оплата подтверждают, что компании заключили сделку купли-продажи. Если договор есть и он достаточно подробный, указывать все в счете не обязательно.
Важно проверить, чтобы в счете были верно указаны название продавца и платежные реквизиты. Иначе оплата может уйти другой компании из-за ошибки бухгалтера продавца.
Также важно, чтобы в счете и договоре совпадали единицы измерения. ФНС может счесть признаком фиктивной сделки разные единицы измерения в разных документах. Если решено изменить их в счете, нужно исправить ее и в дополнительном соглашении к договору.
Оставлять пометки на первичке
Может показаться, что делать карандашные пометки на оригиналах первички — безобидная мелочь. Но такая привычка может привести к проблемам, если налоговики запросят документы. Из-за пометок бухгалтера инспекторы могут заподозрить компанию в использовании налоговых схем или дроблении бизнеса.
Допустим, бухгалтер сделал на первичке пометки для менеджера, что нужно исправить в документе. А документ запросила ФНС. Если бухгалтер забудет стереть записи и сдаст документ с ними, налоговики получат документ с готовым списком недочетов. Чем же заменить эту опасную, но такую удобную привычку?
Можно приклеивать на документы стикеры, в которых и писать замечания. Стикеры проще заметить и отклеить. Записи на стикерах можно делать ручкой и более подробно, чем в оригинале первички.
Собирать вагон документов по контрагенту
Раньше компания могла доказать, что осмотрительно выбирала контрагента, когда налоговики отказывали в расходах и вычетах. Доказательством служил пакет документов, который собрал по контрагенту бухгалтер. Но теперь этот самый пакет вряд ли поможет, а собирать его — время терять.
Теперь того факта, что компания проверяла контрагента и собрала пакет документов, недостаточно. Налоговикам важно, исполнил ли сделку контрагент, с которым компания заключила договор. Если нет, они вправе снять расходы и отказать в вычетах.
Поэтому бухгалтер сделает компании лучше, если проверит у поставщика наличие ресурсов, чтобы исполнить сделку. Нужно запросить у контрагента письмо о наличии ресурсов, а в контракте указать, будет ли он привлекать соисполнителей.
На сайте nalog.ru можно проверить данные о численности, доходах и расходах поставщика, в бухгалтерской отчетности — просмотреть стоимости основных средств.
Анализировать требования по встречным проверкам
Проверять, относятся ли к контрагенту все документы, которые требует ФНС при его проверке – лишняя трата времени. А частично исполненное требование грозит компании штрафом в 10 000 рублей в соответствии с п. 2 ст. 126 НК РФ. Но почему бухгалтер должен предоставлять налоговикам все не глядя?
Такова позиция ФНС, и суды ее поддерживают. Компания должна сдать инспекторам все, что они запросили. Даже если по мнению бухгалтера документы не имеют отношения к контрагенту и в них есть данные работников.
Ранее по теме: ИФНС требует документы: что делать?
Требования ФНС вне проверок: правила и штраф
ВНП: какие документы может требовать инспектор
Судьи также считают, что налоговикам самим решать, какие документы относятся к контрагенту. Поэтому будет лучше, если ФНС получит то, что требует. А бухгалтер не будет тратить время на выяснение, насколько запрашиваемые документы относятся к контрагенту.
***
Чтобы не тратить понапрасну силы и время, а также не ставить под удар компанию, от таких привычек лучше избавится. Тогда появится время, чтобы в спокойном режиме делать действительно важные дела.
