Нужен внештатник, чтобы выполнить разовую работу? Разберемся, как оформить внештатника, а также уплатить за него налоги и взносы.
Кто такой внештатник
Все должности организации прописывают в штатном расписании. Поэтому сотрудники фирмы и называются «штатом».
Согласно статьям 16 и 56 ТК, трудовые отношения между физлицом и организацией фактически возникают и если должности нет в расписании, но:
- с сотрудником заключен трудовой договор;
- сотрудник приступил к выполнению трудовой функции с ведома работодателя и в его интересах.
Для выполнения разовых работ или оказания услуг организация может заключить с гражданином срочный трудовой или и гражданско-правовой договор (ГПД). Причем ГПД можно заключить даже с действующим сотрудником организации.
Физлица, с которыми заключен ГПД, являются внештатными сотрудниками. Они не подчиняются трудовому распорядку заказчика. От них только требуется представить результат работы к установленному договором сроку.
ООО «Фрукт» однажды работало с контрагентом из Сербии. Фирме для отчета нужно было разово перевести первичную документацию с сербского на русский. Фирма наняла переводчика Ирину и оформила с ней ГПД. Переводчик выполнила работу к указанному сроку. ООО «Фрукт» подписало акт приема работ и выплатило Ирине вознаграждение. Но сама Ирина половину времени, отведенного на заказ, копала грядки на даче. Потом приехала в город и за три ночи выполнила заказ на своем ноутбуке.
Правильно ли все это?
Да. Когда с человеком заключают ГПД, заказчик не может контролировать процесс. Также заказчик не предоставляет исполнителю по ГПД рабочее место, средства, инструменты и материалы для выполнения работы.
Важно: если ГПД фактически регулирует трудовые отношения, трудовая инспекция может переквалифицировать договор в трудовой, а работодателя привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП.
Человеку не должно быть всё равно, по какому договору он работает. ГПД и трудовой договор имеют свои преимущества и неудобства.
Те, кто работает по ГПД не могут получить:
- больничный;
- отпуск;
- диспансеризацию.
Страховка от несчастных случаев при выполнении работы может быть прописана в договоре, но отсутствие такого пункта не нарушает законы.
Договор со внештатником
Договор заключается в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.
Отношения внештатника с заказчиком регулирует договор и Гражданский кодекс. Так что трудовая внештатника остается без записи о приеме на работу. Также ГПД освобождает организацию от оформления приказов о приеме человека на работу и о его увольнении.
Если фирма заключила ГПД со своим сотрудником, то вид деятельности по договорам должен быть разным. Также работник должен выполнять обязательства по ГПД во внерабочее время. Иначе такую работу могут признать совместительством.
В ГПД нужно указать:
- полный перечень работ, которые необходимо выполнить;
- требования к исполнителю;
- дату начала и завершения работ — внештатника можно нанять только на конкретный срок;
- порядок приема и сдачи работ;
- порядок произведения расчета с исполнителем — размер и сроки;
- ответственность за несоблюдение положений договора.
В ГПД не должно быть трудового распорядка и должности внештатника, потому что это признаки трудового договора.
Внештатник может нанести учреждению ущерб. Например, выполнить работу не в срок, что повлечет за собой штрафы и убытки. Или разбить дорогую технику по неосторожности. В таких случаях внештатник возмещает:
- реальный ущерб — стоимость испорченного товара или недостающих ценностей;
- упущенную выгоду, которую не получила организация.
Выполнение работ по ГПД подтверждает акт их сдачи-приемки. На его основе внештатнику оплачивают труд. Размер и сроки оплаты определяются по соглашению сторон. Оплата может осуществляться как единовременно или частями, если это зафиксировано в договоре.
Форма акта приемки-сдачи работ и услуг по ГПД законодательством не установлена. Можно составить акт по форме, предусмотренной для приемки-сдачи работ по трудовому договору.
НДФЛ с выплат внештатнику
Исполнитель по ГПД в статусе ИП сам платит налоги на доходы. С вознаграждению по ГПД физическому лицу заказчик должен исчислить и удержать НДФЛ. С резидента РФ — по ставке 13%, с нерезидента — по ставке 30%. Внештатник является резидентом, если на момент получения дохода он пробыл в России 183 дня или более за последний год.
Если по договору внештатнику платят аванс, в исчислении и удержании НДФЛ будут некоторые тонкости.
ООО «Пончик» открывает новое кафе и нанимает дизайнера Рудольфа для оформления зала. Договор действует с 5 января, и в нем указано, что Рудольф должен выполнить заказ к 10 февраля. А еще указано, что 25 января он получит аванс. Нужно ли удержать с него НДФЛ?
Нет. Аванс станет доходом дизайнера только после подписания акта о приеме работ. Ведь если к 10 февраля в пончиковой не завершатся оформительские работы, заказчик не заплатит Рудольфу. И дизайнеру придется вернуть аванс.
Фирма «Релакс» заключила ГПД с дизайнером Иваном. Он делает для заказчика дизайн-проект двух объектов — кофейни и чайной. В договоре прописано, что после приема проекта чайной он получает часть оплаты. Что делать с НДФЛ?
Удерживаем. Такая оплата уже является доходом Ивана.
Налоговый вычет для внештатника
Внештатный сотрудник имеет право на предусмотренные НК налоговые вычеты, если является резидентом РФ.
Стандартные налоговые вычеты предоставляют за целый год, независимо от того, в какие именно месяцы внештатник получал вознаграждение. Для получения вычета нужно написать заявление и приложить к нему документы, подтверждающие право на вычет.
Компания, с которой заключен ГПД, не является работодателем по отношению к внештатнику. Поэтому за имущественными вычетами нужно обращаться в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика.
Страховые взносы с выплат внештатнику
Вознаграждения по ГПД облагают взносами на обязательное пенсионное страхование и взносами на обязательное медицинское страхование. Это не касается только договоров аренды.
Заказчик отчисляет взносы за весь период действия договора, то есть от его вступления в силу и до подписания акта приемки работ. Но если предусмотрена поэтапная оплата работы, взносы отчисляют с каждой такой выплаты.
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с выплат внештатнику фирма делает, только если это предусмотрено договором. Тогда их начисляют исходя из того тарифа, который установлен для компании.
Внештатник в командировке
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы, гласит статья 166 ТК. Строго говоря, поездки внештатников не являются командировками.
Заказчик не обязан выплачивать внештатнику суточные и компенсировать затраты на проезд и жилье. Но наниматель и сотрудник могут прописать условия оплаты рабочих поездок в договоре или дополнительном соглашении к ранее заключенному контракту.
Исключением являются суточные. Оплата дополнительных расходов на проживание вне постоянного места жительства предусмотрена только для штатных сотрудников.
Если работодатель оплатил внештатнику командировочные расходы, налоговая может посчитать оплату доходом сотрудника и заставить удержать НДФЛ. Поэтому может быть целесообразнее заранее просчитать расходы и заложить их в вознаграждение по ГПД.
Тогда внештатник сможет получить профессиональный налоговый вычет. Размер вычета равен сумме понесенных расходов, которые физлицо может подтвердить документально. На сумму вычета будет уменьшена сумма дохода, с которой удержат НДФЛ.
***
Внештатник имеет больше свободы, но меньше трудовых привилегий. Так что нужно задуматься, оформляться вне штата или только в него.
