Уникальная возможность стать соавтором нового медиа. Предложи редакции свою новость или статью.

Как подтвердить расходы на ГСМ: путевой лист

Как подтвердить расходы на ГСМ: путевой лист

Путевой лист положено оформлять на каждое транспортное средство, которое юридическое лицо или предприниматель использует для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Это основной первичный документ, с помощью которого контролируют пробег транспортного средства, списание топлива, оплату труда водителей и исчисление налогов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008 года.

Обязательные реквизиты:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Информация о маршруте транспорта не относится к обязательным реквизитам. Однако, указывать маршрут следования автомобиля желательно при учете расходов на ГСМ. Это поможет обезопасить компанию от претензий во время проверок.

Оформление путевого листа

Путевой лист нужно оформить:

  • до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены или рабочего дня водителя;
  • до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель совершает один или несколько рейсов.

Срок действия путевого листа не регламентирован. Однако в каждом документе нужно указать дату, когда его можно использовать.

«Длительный» путевой

Если лист оформляется больше чем на день, нужно указать дату начала и окончания срока, в который его можно использовать. Это устанавливает пункт 4 порядка заполнения путевых листов.

В «длительном» путевом листе нужно указать:

  • показания одометра при выезде транспортного средства с парковки;
  • дату и время выезда с парковки и заезда на парковку;
  • дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

Одометр – это устройство, которое определяет количество оборотов колеса. На основании его показаний определяют путь, пройденный автомобилем за определенный период, либо в течение всего срока эксплуатации.

Если несколько водителей работают на автомобиле в разные смены, путевой лист сперва заполняет водитель, покинувший стоянку и открывший первую смену. Данные при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени вносит водитель, который закрывает последнюю смену.

Вносить данные по ходу маршрута в один и тот же «длительный» путевой можно, когда сохраняются обязательные реквизиты.

Медосмотр и техосмотр

Медработники, которые осматривают водителей перед рейсом и после него, делают запись об осмотре в путевом листе и подтверждают ее подписью. Подпись нужно расшифровать, написав фамилию и инициалами имени, отчества.

В предрейсовый осмотр входит:

  • рассмотрение жалоб водителя;
  • визуальный осмотр;
  • измерение давления, пульса, температуры тела;
  • выявление признаков опьянения; определение наличия психоактивных веществ.

Если в течение рейса автомобилем управляют разные водители, в путевой лист вносят дополнительные строки. Они нужны, чтобы медработник поставил отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей. Из документа должно быть ясно, какая отметка медработника относится к каждому водителю.

Также перед рейсом, на месте постоянной стоянки автомобиля, нужно провести контроль его технического состояния. Дату и время, когда был проведен предрейсовый контроль, вносят в «Сведения о транспортном средстве».

Техосмотр и медосмотр проводят в любой последовательности, главное, чтобы в документе был отражен факт их проведения.

Подтверждение транспортных расходов

Итак, маршрут транспорта не обязательно указывать в путевом листе. Но подтверждает ли такой документ транспортные расходы компании при расчете налога на прибыль?

Разберем на примере предпринимателя Игоря. Он открыл производство швейной фурнитуры в Вологде доставил продукцию заказчику по области. Производство работает на УСН «Доходы минус расходы» и Игорь хочет учесть расходы на доставку при расчете налога на прибыль. Он решил, что обязательных реквизитов достаточно. Также в листе было указано, что доставка осуществлена по Вологодской области.

Но инспекторы отказались учесть транспортные расходы по такому документу. Игорь обратился в вышестоящий налоговый орган — тот же результат. Тогда предприниматель пошел в суд. По его мнению, если компания не является автотранспортной, она может включить в путевой лист обязательные реквизиты и подтвердить расходы. Он также подтвердил использование автотранспортного средства в производственной деятельности:

  • чеками АЗС;
  • распоряжением на отгрузку продукции со склада;
  • должностной инструкцией водителя, согласно которой он имеет право эксплуатировать автомобиль только в служебных целях.

Однако суд посчитал, что в данном случае путевой лист оформлен с нарушением статьи 252 НК, потому что общие формулировки, такие как «по Вологодской области» не раскрывают содержание хозяйственной операции.

Путевой лист, в реквизитах которого нет информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Даже если организация не является автотранспортным предприятием, в путевых листах нужно указывать информацию о конкретном месте следования автомобиля. Однако это не обязательно, если компания не учитывает при расчете налога затраты на ГСМ.

***

При выполнении других заказов, Игорь будет указывать подробную информацию о маршруте автомобиля. Теперь он знает, что формулировку «по городу» или «по области» в путевом листе лучше не использовать.

Статьи по теме
Отпуск за «вредность»

Отпуск за «вредность»

Какой объект выбрать для бизнеса на УСН

Какой объект выбрать для бизнеса на УСН

ЭП: зачем нужно фото с паспортом

ЭП: зачем нужно фото с паспортом

Как реагировать на вызовы в ИФНС

Как реагировать на вызовы в ИФНС

Подпишись на рассылку
Только важные новости, никакого спама

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Go to top of page