В компаниях часто проводятся крупные совещания руководителей, а еще — приемы и переговоры с представителями других организаций. Все затраты на участников таких мероприятий называются представительскими расходами.
Полный перечень таких расходов приводится в ст. 264 НК РФ. Согласно тексту статьи, к ним относятся:
- на проведение официального приема — завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия;
- на трансфер представителей других организаций до места проведения встречи и обратно;
- на буфет для участников переговоров;
- на оплату услуг внештатных переводчиков.
Затраты на организацию досуга, оплату виз и проживания участников переговоров в этот перечень не входят.
Расходы на представительское мероприятие необходимо подтвердить документами. Для этого понадобятся:
- приказ руководителя о проведении представительского мероприятия. В нем нужно указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
- смета расходов на проведение мероприятия, утвержденная руководителем;
- отчет, который составляется после мероприятия. В нем нужно указать дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организации, которые приняли участие в приеме, и величину представительских расходов;
- первичные документы, которые подтверждают расходы — чеки ККМ, закупочные акты, товарные чеки и т.д. Их нужно приложить к отчетам.
Для контроля за затратами можно установить предельные размеры представительских расходов и перечень сотрудников, ответственных за использование средств. Эти нормы закрепляются приказом руководителя.
НДФЛ с участника мероприятия
Если участие сотрудника в представительских мероприятиях связано с его непосредственными обязанностями, то оно является обязательным. Значит, доходы, которые он получил за участие, не облагаются НДФЛ. Однако необходимость присутствия работника на мероприятии нужно подтвердить.
Это можно сделать с помощью приказа, где перечислены обязательные участники мероприятия.
Например, если на переговоры с директором приезжают немцы, а в компании есть свой переводчик, то на него готовится приказ и выплачиваются деньги без учета НДФЛ,
Но если фирма оплачивает расходы работника в его собственных интересах, то это считается доходом работника, полученным в натуральной форме. С с суммы оплаты расходов нужно удержать НДФЛ.
НДС по представительским расходам
Расходы на организацию питания при проведении представительских мероприятий облагаются НДС. Сумму НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимают к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Учтите, что сумма представительских расходов не всегда уменьшает налогооблагаемую прибыль. Для этого она не должна превышать 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Если расходы превышают этот норматив, уменьшить налоговую базу не получится.
В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности.
Выглядит это следующим образом.
В апреле 2019 года АО «Улитка» принимало делегацию, прибывшую на переговоры для заключения договоров о поставках спортивной обуви. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 000 рублей. Ндс сюда включен и составляет 2000 рублей. Для оплаты представительских расходов работнику«Улитки» Калинину выдали аванс в сумме 15 000 рублей. Бухгалтер отразит это так:
| Дт | Кт | Сумма | Расчет | Детализация |
| 71 | 50-1 | 15 000 рублей | — | Выданы наличные денежные средства Калинину для оплаты представительских расходов. |
При учете представительских расходов бухгалтеру «Улитки» следует сделать записи:
| Дт | Кт | Сумма | Расчет | Детализация |
| 44 | 41 | 10 000 рублей | — | Учтены представительские расходы |
| 19 | 71 | 2000 рублей | — | Учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры поставщика). |
Расходы «Улитки» на оплату труда работников во II квартале составили 180 000 руб.
Следовательно, сумма представительских расходов, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль, составляет: 180 000 руб. × 4% = 7200 руб.
Сумма НДС, которая относится к представительским расходам в пределах норм и может быть принята к вычету, составит: 7200 руб. × 20% : 120% = 1200 руб.
Оставшийся входной НДС в сумме 800 руб. (2000 – 1200) к вычету не принимают. Эту сумму надо списать в дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы» без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Бухгалтер «Улитки» должен сделать проводки:
| Дт | Кт | Сумма | Расчет | Детализация |
| 68 | 19 | 1200 рублей | — | Принят к вычету НДС в пределах норм |
| 91-2 | 19 | 800 рублей | — | Учтена сумма НДС сверх норм |
***
Устраивайте встречи с партнерами по бизнесу с умом, чтобы потом «гости» не влетели в копеечку.
