Уникальная возможность стать соавтором нового медиа. Предложи редакции свою новость или статью.

Зачем бизнесмену ЭДО и как его настроить

Зачем бизнесмену ЭДО и как его настроить

Почему гигабайты бухгалтерии удобнее, чем тонны? Оправданы ли затраты на услуги оператора ЭДО? Такими вопросами задается Евгений, герой нашего сериала об ИП. Евгений уже зарегистрировал бизнес в ФНС и открыл расчетный счет. Выполнил пару заказов, разобрался со счетами. Третий заказчик сказал, что заказал бы пельменей, но он работает только с ЭДО.

Что такое ЭДО

ЭДО — процесс обмена документами в электронном виде: актами, счетами-фактурами, договорами и прочими. Электронный документ передается по зашифрованному каналу, который защищает данные от перехвата и подмены. 

Все документы имеют юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. По статусу они равны бумажным документам с синей печатью и подписью. Это возможно благодаря использованию усиленной квалифицированной электронной подписи.

С технической точки зрения ЭДО — это система автоматизированных процессов, в которой пользователи создают, обрабатывают, передают и архивируют документы. В основе лежат две технологии: docflow и workflow. Первая регулирует движение файлов между структурными подразделениями учреждения. Вторая устанавливает порядок работы и позволяет разграничить права доступа к информации.

ЭДО нужно правильно организовать. Для этого придется разбираться  с подписями, ПО и интернет-сервисами. Для экономии времени и нервов люди пользуются услугами операторов ЭДО. Они продают сложную услугу и обеспечивают обмен документами с контролирующими органами и контрагентами. 

На ЭДО переходят ФНС, ФСС и другие госорганизации. Это подталкивает бизнес пользоваться электронными документами. В итоге те, кто остается верен бумажной бухгалтерии, теряет заказчиков. 

Евгений хочет, чтобы вкус настоящих домашних пельменей узнали и те, кто пользуется ЭДО. Но у его бизнеса есть и практическая задача — прокормить владельца. Так стоит ли ЭДО потраченных денег?

Почему пользоваться ЭДО выгодно

Сервисы ЭДО — не бесплатное удовольствие. Хотя производители бухгалтерского ПО проводят акции: где-то бесплатно дают попробовать сервис новичкам, где-то — пользователям других продуктов компании. Операторы не боятся растерять потенциальных клиентов после акционного периода. Все равно рано или поздно клиент перейдет с бумаги на «электронку».  Причин для этого немало.

Экономит деньги. Бизнесмен покупает электронные услуги, но экономит на бумаге, расходных материалах, обслуживании копировальной техники, на курьерской доставке. ЭДО можно наладить с контрагентом на другом конце страны, даже если он подключен к другому оператору.

Экономит время. Бизнесмен и сотрудники мгновенно обмениваются документами внутри фирмы и с контрагентами. Подписывать документы можно на ходу с ноутбука, планшета или смартфона.

Избавляет от ошибок. В сервисы ЭДО встраивают форматно-логический контроль стандартных документов и их форматов. Пользователю остается верно внести индивидуальные реквизиты и значения.

Следит за документами. ЭДО мгновенно определяет, на каком этапе находится документооборот. Всегда можно узнать, где завис счет или у кого сейчас отчет. Для больших компаний есть и другой плюс: роли сотрудников четко распределены и можно оценить, кто и как выполняет работу.

Экономит место. Все документы хранятся в электронном архиве — они не потеряются, не сгорят и не испортятся. Печатать и хранить их в бумажном виде не нужно. Первичные учетные документы можно составлять на бумаге и в электронном виде. Об этом гласит пункт 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ

Первичные бухгалтерские документы должны храниться  в среднем пять лет — все зависит от их вида. Электронные документы являются юридически значимыми оригиналами. Их можно не дублировать на бумаге. Бумажные копии нужны только в случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено, что первичный документ предоставляется бумажном виде.

Евгений взвесил все за и против. Кипу бумаг хранить ему особо негде, да и с ноутбука проще вести дела. А вдруг заказчик будет из соседнего региона? А вдруг почта потеряет письмо с документами? Решено. Евгений наладит ЭДО для своего пельменного ИП.

Можно ли обойтись без оператора ЭДО

Если компания решит обойтись без посредников и организовать ЭДО самостоятельно, то придется: 

  • приобрести электронную подпись в удостоверяющем центре;
  • купить несколько программ у разных организаций и попробовать их в деле;
  • настроить рабочие места;
  • обучить сотрудников работе с ЭДО.

И если с документами или отчетностью возникнут проблемы, разбираться с контрагентами придется самой компании. Поэтому бизнесмены чаще всего выбирают оператора и делегируют ему организацию и поддержку сервиса ЭДО. Задача оператора — наладить правильную работу  сервиса.

Как наладить ЭДО

Чтобы наладить ЭДО, нужно обсудить с оператором сколько стоит подключение и в какие сроки оно будет выполнено. Затем заключить соглашение. Так компания может наладить ЭДО в три шага:

  1. купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ);
  2. оплатить сервис ЭДО и зарегистрироваться в нем;
  3. заключить с госслужбами и контрагентами договор об использовании ЭДО.

На первых этапах многое зависит от пользователя. Важно правильно заполнить заявки, предоставить оператору документы, оплатить счет и посетить удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи. Последнее нужно, чтобы злоумышленники не могли оформить подпись на другого человека. Часто операторы ЭДО выполняют функции таких центров и выдают подписи через свою партнерскую сеть.

Евгений едет в Удостоверяющий центр и получает свою электронную подпись. Теперь его документы обретут юридическую значимость. После этого он едет к оператору ЭДО и подписывает соглашение и договор. Теперь всеми операциями заведует оператор. Он обеспечивает доставку электронных документов.

Внутри фирмы

Чтобы ввести ЭДО в компании, нужно позаботиться, чтобы рабочие места были оборудованы компьютерами с лицензионными ПО. Затем руководителю нужно разработать локальные акты, которые регулируют документооборот внутри компании, и издать приказ об использовании ЭДО.

Электронные документы составляют и согласовывают по общим правилам делопроизводства. Они должны иметь те же реквизиты, что и аналогичный документ на бумаге. Разница — оттиск физической печати. 

С контрагентами

Когда предприниматель переходит на ЭДО, он должен заключить соглашение с клиентами и контрагентами. Согласно приказу Минфина № 174Н необходимо, чтобы оба участника документооборота были согласны на обмен. Далее нужно отправить контрагенту приглашение в электронном виде из своей системы ЭДО и дождаться положительного ответа.

Счета-фактуры составляют в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии технических средств для приема и обработки этих счетов. 

Платежные документы можно передавать контрагенту только через оператора ЭДО по защищенным каналам, тогда он будет иметь юридическую силу и может быть предоставлен по требованию ФНС.

Евгений будет использовать отправку отчетов в ФНС и Росстат, а также электронный обмен с контрагентами — у него ИП на УСН без сотрудников. Ноутбук у него есть. Осталось выбрать оператора, получить подпись и договориться с контрагентами.

***

АО «Астрал» продает сервисы, которые соответствуют законодательным требованиям и обеспечивают информационную безопасность документов. Сервис «Астрал.Онлайн» адаптируется под нужды заказчика в любой сфере.

Статьи по теме
Как не надо оптимизировать налоги

Как не надо оптимизировать налоги

Как ИП учесть расходы на доставку товара

Как ИП учесть расходы на доставку товара

Когда могут отказать в отпуске

Когда могут отказать в отпуске

Зачем нужен порядок в кодах ОКВЭД

Зачем нужен порядок в кодах ОКВЭД

Подпишись на рассылку
Только важные новости, никакого спама

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Go to top of page